Apostilla de documentos: Información oficial

A partir del 1º. de julio del 2016, los trámites para apostillar o legalizar un documento ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, solo se podrán realizar vía Online.

Si Ud. es colombiano y desea apostillar o legalizar algún documento para ser presentado ante determinada autoridad o entidad extranjera, o, ante las autoridades colombianas, aquí le decimos lo que és, y cómo realizarlo, de acuerdo a información suministrada directamente por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia:

¿Qué es Apostillar?

Apostillar es certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, firma esta que debe encontrarse registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

¿Para que sirve la apostilla colombiana?

Para que un documento expedido en Colombia surta efectos legales ante un país que haga parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961.

Apostilla en país extranjero

Para que un documento expedido por un “país que haga parte de la Convención de La Haya” , tenga validez en Colombia, debe estar apostillado por la Entidad competente del país de origen.

Documentos que se deben apostillar

Los documentos colombianos que generalmente deben ser apostillados para ser presentados en países extranjeros, se dividen en las modalidades que describiremos en las siguientes imágenes:

Documentos de carácter civil:
Documentos de carácter religioso:

Documentos de educación:

Traducciones oficiales:

Autenticación de copia o a la vista:

Apostillado de documentos electrónicos con firma digital, ver aquí, y para apostillado de otro tipo de documentos Ver aquí.

¿Cómo apostillar un documento?

Usted mismo puede realizar el trámite las 24 horas del día, todos los días de la semana, no requiere intermediarios, ni cita previa, ni acudir a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, como tampoco a Consulado alguno en el exterior, pues solo tiene que ingresar al siguiente enlace y realizarlo directamente: “Realice aquí su trámite de apostilla y legalización en línea’’

1. Todos los documentos deben contener nombre, cargo, entidad, fecha y firma manuscrita de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas. Firma que debe encontrarse registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores (Resolución 1959, Articulo 7, numeral 4). Verifique los requisitos que debe reunir el documento para apostillar y/o legalizar. Los requisitos varían de acuerdo con el tipo de documento. Ingrese a la sección de requisitos de Apostilla o Legalización en: www.cancilleria.gov.co/apostilla-legalizacion para ver toda la información.

2. Escanee el documento que ha de ser apostillado y/o legalizado y asegúrese de que esté completo y legible por ambas caras, según el caso. El documento debe estar en formato PDF y no debe superar 11 Megabytes de peso. Solo se expide una apostilla y/o legalización por documento.

3. Cargue el archivo PDF en el aplicativo según el tipo de documento. Recuerde que lo encuentra en: www.cancilleria.gov.co/apostilla-legalizacion haciendo clic en “Haga su apostilla o legalización desde su casa u oficina”. Teniendo en cuenta, que por cada solicitud múltiple, solo puede cargar hasta 10 documentos, digitalizados en archivos independientes. En caso de no encontrar la opción que busca en la lista de documentos, elija “Documentos digitalizados”.

4. Revise en su correo electrónico el resultado del estudio de su documento y verifique que los datos estén correctos. El resultado del estudio también puede consultarlo en el sitio web, en la opción ‘Consulte su trámite’. Recuerde que el tiempo máximo de respuesta es de 3 días hábiles.

5. Luego de revisar, pague el valor correspondiente al trámite que lleva a cabo. Después de realizar el pago no habrá lugar a corrección o devolución. El número para pagar se vence el mismo día. Si necesita reliquidarlo, ingrese al aplicativo y haga clic en la opción costos y medios de pago.

6. Su Apostilla y/o Legalización llegará a su correo electrónico o puede ser consultada en el siguiente enlace:
https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/documento.aspx

7. Si desea solicitar nuevamente el trámite de su documento para apostilla y/o legalización, recuerde que éste lo debe digitalizar una vez más en formato PDF.

Una vez su solicitud haya sido aprobada, usted cuenta con 30 días calendario para verificar los datos de su documento, solicitar corrección en caso de ser necesario y proceder con el pago generando una referencia única.

Costo apostilla de un documento

Para más información sobre la forma de pagos de una apostilla, puede ingresar en este enlace:
https://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/costos_y_medios_de_pago

Ver aquí directorio de Consulados

Legalización de documentos

¿Qué es la legalización de un documento?

Es la certificación de autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, firma que debe estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta efectos legales en un país extranjero que haga parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5°, literal f) que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario.

¿Cuándo se debe legalizar un documento?

Un documento se debe legalizar, cuando el país en el cual surtirá efectos hace parte de la Convención de Viene de 1963, sobre las relaciones consulares, articulo 5, literal f que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario.

Documentos legalizados que van a surtir efectos en Colombia:

Para que un documento emitido por un país que no haga parte de la “Convención de la Haya”, tenga validez en el territorio colombiano, debe ser legalizado en el país de origen.

Aquí: Lista de países que legalizan

¿Cómo legalizar un documento en Colombia para que surta efectos en países extranjeros?

Verificar que el documento a legalizar cumpla con los requisitos indicados en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores y que contenga la firma manuscrita y/o la firma digital de un servidor público en ejercicio de sus funciones, impuesta en el documento acompañada del nombre y cargo por él desempeñados y la firma registrada en la base de datos de este Ministerio.
Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores, sección Apostilla y Legalizaciones, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, según lo descrito en el artículo 8° de la presente resolución.
Con el documento debidamente legalizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, el usuario deberá dirigirse al Consulado del país en el cual el documento surtirá efectos, con el fin de validar la firma del servidor público del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
Con la validación de la firma del servidor público del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, por parte del Cónsul del país en el cual el documento surtirá efectos, el usuario deberá dirigirse a la entidad extranjera que realiza los trámites de legalizaciones en ese país, con el fin de completar la cadena de legalización del documento.

¿Cómo legalizar un documento en país extranjero para que surta efecto en Colombia?

Con el documento, el usuario deberá dirigirse a la entidad extranjera designada para los trámites de legalización en ese país, cumpliendo con los requisitos y procedimientos por ellos establecidos.
Con el documento debidamente legalizado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, dirigirse al Consulado colombiano en el país de origen, para validar la firma del servidor público encargado de la legalización del documento extranjero.
Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, cumpliendo con el procedimiento establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, donde se verificará la firma del Cónsul colombiano y la cadena de legalización del documento.

Cómo legalizar un documento en país extranjero
bajo la figura de “País amigo”, para que surta efecto en Colombia?

Con el documento, el usuario deberá dirigirse a la entidad extranjera designada para los trámites de legalización en ese país, cumpliendo con los requisitos y procedimientos por ellos establecidos.
Con el documento debidamente legalizado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, el usuario deberá dirigirse al Consulado del país amigo, que tenga relaciones diplomáticas con Colombia, para validar la firma del servidor público encargado de la legalización del documento extranjero.
Presentar el documento debidamente legalizado, ante la entidad extranjera designada para los trámites de legalización del país amigo.
Presentar el documento ante el Consulado colombiano en el país amigo, para validar la firma del servidor público de la entidad extranjera designada para los trámites de legalización.
Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, cumpliendo con el procedimiento establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, donde se verificará la firma del Cónsul colombiano y la cadena de legalización del documento.

Legalización de un documento extranjero
bajo la figura de circunscripción.

Con el documento, el usuario deberá dirigirse a la entidad extranjera designada para los trámites de legalización en ese país, cumpliendo con los requisitos y procedimientos por ellos establecidos.
Con el documento debidamente legalizado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, dirigirse al Consulado colombiano que tenga la circunscripción del país emisor del documento, para validar la firma del servidor público encargado de la legalización del documento extranjero.
Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, cumpliendo con el procedimiento establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, donde se verificará la firma del Cónsul colombiano y la cadena de legalización del documento.

Costos legalización de un documento:

¿Qué diferencia hay entre legalizar y apostillar un documento?

Como lo explicamos al comienzo, legalizar es certificar la autenticidad de la firma de un servidor público, para que el respectivo documento surta efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963 sobre relaciones consulares, según lo establecido en el literal f del artículo 5 que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de Notario. Quiere decir esto que la legalización otorga validez a nivel internacional a un documento público, mientras que la apostilla valida las firmas de un documento con el fin de ser reconocido por las autoridades competentes del país al que se desea emigrar, o se ha emigrado.

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Fuente para la edición de este artículo: Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia