Los trámites presenciales y vía Internet…

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Hace aproximadamente unos 3 años, en conversaciones directas con Funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, “COLEXRET” conoció el proceso que se estaba llevando a cabo por parte de dicha Entidad, para que progresivamente los ciudadanos no tuvieran que dirigirse personalmente a nuestros Consulados en el exterior a realizar los trámites que les correspondieran, sino que pudieran llevarlos a cabo vía Internet; sin embargo, como en su momento fueron charlas informales, quisimos que toda esa información fuera oficial y escrita para poder publicarla en este espacio, y es asi como previa consulta, el Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de la “Oficina de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, nos comunica que:

“Todos los trámites que realiza la Cancillería pueden ser consultados en nuestra página web en el siguiente link: http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios

Aquellos trámites que realizan nuestros Consulados acreditados en el exterior pueden ser consultados a su vez en la página web de dichos Consulados. Para conocer la página web oficial de cada Consulado, lo invitamos a consultar nuestro Directorio Institucional en el siguiente link: https://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/directorio/Misiones/enExterior.aspx

Dicho esto, los trámites presenciales realizados en las Oficinas Consulares son:

– Pasaportes: cuyo proceso tiene dos partes, primero, diligenciar los datos personales para la solicitud de pasaporte, lo cual se hace en línea y, segundo, una parte presencial, que requiere ir hasta el Consulado, y en donde se formaliza la solicitud con la toma de foto, firma y huellas dactilares (Resolución 10077 de 2017).

– Tarjeta de Registro Consular: cuyo proceso tiene dos partes, primero, diligenciar en línea la solicitud de Tarjeta de Registro Consular y, segundo, una parte presencial, que requiere ir hasta el Consulado, y en donde se formaliza la solicitud con la toma de foto, firma y huellas dactilares (Decreto 642 de 2014).

– Renuncia a la nacionalidad colombiana: el trámite debe hacerse presencial en aras de evitar suplantaciones de identidad y/o fraudes. Para hacer efectivo el trámite de renuncia a la nacionalidad, el interesado debe presentarse personalmente en el Consulado y entregar su pasaporte colombiano vigente y su documento de identidad (Decreto 1067 de 2015).

– Inscripción electoral: el ciudadano puede realizar la pre-inscripción vía Internet. La formalización de la inscripción electoral requiere de la presencia del interesado para toma de huella y firma, de acuerdo con lo dispuesto por la ley.

– Trámites de registro civil: el trámite debe hacerse presencial para verificar la identidad del interesado y/o el declarante (Decreto 1260 de 1970).

– Trámites de identificación: el trámite debe hacerse presencial en aras de evitar suplantaciones de identidad y/o fraudes. Además, se necesita de la presencia del interesado para la toma de firma y huellas dactilares.

– Trámites notariales: por lo expuesto Ley 960 de 1970, el Cónsul, quien actúa en calidad de Notario, requiere de la presencia de la persona que vaya a realizar un trámite notarial.

En este sentido, y de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ley 019 de 2012, para
realizar los trámites anteriormente mencionados, se deberá verificar la identidad del
interesado y/o del declarante, en los casos estipulados por la citada normatividad, por lo
cual se requiere la presencia del interesado y/o declarante para:

1) Mostrar su documento de identidad: cédula de ciudadanía, la tarjeta de identidad
o el pasaporte si el nacional que se identifica se encuentra en el exterior. En caso
de que la persona no tenga su documento de identidad, el requisito se surtirá con
la exhibición del comprobante del documento en trámite.

2) De ser necesario para el trámite, se realiza la toma de huella dactilar.

En lo que respecta a la Cooperación Judicial Internacional, la presencia del interesado está condicionada a lo que dicte el juez o la autoridad que solicite dicha colaboración. Nuestros Consulados solo exigen la presencia del interesado si esto es lo que nos pide la autoridad competente.

En segundo lugar, ante su interés de saber si los trámites arriba mencionados podrán ser tramitados de forma virtual en un futuro, le informamos que:

  • Pasaportes y Tarjeta de Registro Consular: a largo plazo es posible estos trámites puedan realizarse vía Internet, únicamente si tecnológicamente se puede validar la identidad del solicitante y se cuente con los recursos técnicos que lo permitan.
  • Trámites de identificación, Registro Civil e Inscripción Electoral: la implementación del trámite vía Internet depende de lo que disponga la Registraduría Nacional del Estado Civil y no se le ha comunicado al Ministerio de Relaciones Exteriores si a corto, mediano o largo plazo planean digitalizar estos trámites para que los realicen en línea los colombianos en el exterior.
  • Trámites Notariales y Renuncia a la Nacionalidad: por lo estipulado en las leyes que regulan este tipo de trámites, no es procedente digitalizar el trámite, por lo que no se tiene previsto que estos trámites puedan realizarse vía Internet, a corto, mediano o largo plazo.”

Continúa Cancillería indicándonos que “De acuerdo con el artículo 5 literal F de la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares de 1963, una de las funciones de los consulados es “actuar en calidad de notario, en la de funcionario de registro civil, y en funciones similares y ejercitar otras de carácter administrativo, siempre que no se opongan las leyes y reglamentos del Estado receptor”.

Dicha Convención fue ratificada por el Estado colombiano mediante la Ley 17 de 1971.  Conforme a lo establecido por esta ley, las funciones ya mencionadas le corresponden en el exterior a nuestros Consulados, incluso si en Colombia le corresponden a otra Entidad.  A pesar de esto, las directrices de las Entidades en el el territorio nacional están a cargo de dichas funciones son las que guían el actuar de nuestros Consulados en estos trámites, por lo cual, dicha solicitud deberá ser presentada ante la Entidad correspondiente al trámite de su interés”.

De acuerdo a lo anterior, vemos entonces que prácticamente todos los trámites que actualmente se realizan ante los Consulados de forma presencial, pueden realizarse gracias a la tecnología, vía Internet, y que es solo cuestión de estudiarlo y coordinarlo con las Entidades que directamente se encargan de la expedición de los respectivos documentos o gestiones a solicitar.

Este es uno de los principales puntos que nuestro Director tratará en reunión pendiente de confirmar en el presente mes de abril con el recién elegido Representante a la Cámara por los colombianos en el exterior Juan David Velez, pues se hace necesaria su intervención ante el Ministerio de las TIC, Registraduría Nacional del Estado Civil, y la Superintendencia de Notariado y Registro, para poder llevar a cabo los objetivos aquí señalados.

Importante dar a conocer que en la actualidad, los trámites que pueden realizar los colombianos en el exterior a través de los medios tecnológicos (Internet), habilitados para el efecto  son:

– Apostilla,
– Visas
– Constancia de antecedentes judiciales
– Registro de retorno
– Adopción
– Recuperación de nacionalidad

Como servicios adicionales está el registro consular, la consulta en línea de documentos expedidos y consulta del estado de la cédula.

El pasaporte es un trámite parcialmente en línea porque permite pagos por medios electrónicos, un registro en línea previo y notificaciones por correo electrónico para informar el estado del trámite, pero debido a la necesidad de captura de información biométrica (foto, huellas, firma, etc) se requiere la presencia en oficina.

Lo aquí manifestado es gracias a la información suministrada por la Cancillería colombiana, a través de los referidos S-GCNU-16-066210 y S-DIMCS-18-006634, del 19 de Julio de 2016, y 1° de Marzo de 2018 respectivamente.

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