Uno de los responsables para el agendamiento de citas para la realización de trámites en los Consulados colombianos en el mundo, y en las oficinas de pasaportes tanto en Bogotá como en las Gobernaciones, se llama SITAC.
¿Qué es el SITAC y qué servicio presta a los colombianos?
Sus siglas significan “Servicio Integral de Trámites al Ciudadano”, y se trata de un programa informático, plataforma o sistema para la gestión de trámites que realiza el Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia y los Consulados en el exterior, que incluye la expedición y el registro de actuaciones = trámites.
EL acceso al “SITAC” por Internet, es un servicio de carácter permanente en el que los ciudadanos mediante un sistema centralizado, consultan información y realizan los respectivos trámites que se llevan a cabo tanto en las oficinas del Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia, como en nuestros Consulados en el mundo.
El uso de la información suministrada a través de este sistema por el Ministerio de Relaciones Exteriores está limitada a fines privados y personales, cualquier uso para una finalidad diferente, como la obtención de un beneficio económico o la consulta de información personal de un tercero, será considerado irregular y estará sujeto al inicio de las acciones legales pertinentes.
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¿Cuándo se creó el SITAC?
Extraoficialmente se dice que el Servicio Integral de Trámites al Ciudadano “SITAC”, lleva más de 20 años creado, sin embargo, la Cancillería colombiana nos comunica que oficialmente dicho sistema se creó en el año 2013.
¿Quién es el propietario del SITAC?
El SITAC y su contenido son de propiedad exclusiva de Ministerio de Relaciones Exteriores, y está prohibida su reproducción total o parcial, así como la transmisión, inclusión o el almacenamiento a través de cualquier medio, sistema o tecnología creada o por crearse, sin autorización previa y escrita de esa Cartera ministerial.
¿Qué trámites se realizan en el SITAC?
Prácticamente todos los trámites que se realizan en el Ministerio de Relaciones Exteriores, incluyendo los Consulados colombianos en el mundo, se hacen a través del “SITAC”, entre los que resaltamos los siguientes:
• Actos notariales: autenticación de copia y autenticación de firma, reconocimiento de firma, certificación fe de vida, certificación de existencia sociedad y certificación general, constancia antecedente judicial.
• Pasaportes: ordinario, ejecutivo, fronterizo, emergencia, exento, tripulante, diplomático, oficial.
• Visas: negocios, residente, temporales, diplomática y oficial.
• Nacionalidad: nacionalidad por adopción, renuncia, recuperación, certificado nacionalidad.
• Asistencia: localización, detenidos, extraditados.
¿Cómo utilizar el SITAC?
Para ser un usuario del SITAC se deben completar obligatoriamente, cada uno de los datos de contacto y demás, que allí se exigen en el momento de realizar algún trámite ante el Ministerio de Relaciones Exteriores por ese medio.
¿Cómo se protege la información que el usuario proporciona en el SITAC?
La información proporcionada por el usuario al registrarse en el SITAC está resguardada mediante un sistema de seguridad tecnológica y es de carácter reservado. Los usuarios son los únicos responsables de mantener su nombre de usuario y contraseña de su cuenta.
Para disminuir los riesgos, el Ministerio de Relaciones Exteriores recomienda a los usuarios realizar las operaciones desde un sitio ó computador seguro y abstenerse de utilizar computadores de servicio público como los del café Internet.
Utilice siempre el computador personal de su casa u oficina. Asegúrese de cerrar la sesión una vez realizada cada consulta en el sistema.
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Prohibiciones del SITAC:
Se prohíbe expresamente a cualquier persona natural o jurídica diferente del titular de los datos, la utilización de la información personal contenida en este sistema y sus secciones, así como de los aplicativos que permiten su acceso.
El SITAC cuenta con mecanismos de seguridad para controlar el acceso y la utilización de la información contenida en ella, por lo tanto el Ministerio de Relaciones Exteriores podrá bloquear el acceso al sistema por cualquier utilización que considere irregular y entablar las acciones legales correspondientes.
¿Quién opera el SITAC?
El sistema es operado por el Ministerio de Relaciones Exteriores y las gobernaciones que actualmente tienen convenio para la expedición de pasaportes, entendiendo que cuando se habla de ese Ministerio, incluye a nuestros Consulados.
¿Cuánto cuesta el sostenimiento del SITAC?
Para el año 2022, el costo mensual por el sostenimiento de la plataforma “SITAC”, fue de
$209.221.685, lo que nos arrojaría un costo total al año por encima de los DOS MIL QUINIENTOS MILLONES ($2.500.000.000) DE PESOS.
Modificaciones y actualizaciones realizadas al “SITAC”:
El “Sistema Integral de Trámites al Ciudadano” se actualiza permanentemente con el fin de incluir nuevas funcionalidades y mejoras para la prestación de trámites y servicios a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
¿Falla el SITAC?
Cuando le preguntamos al Ministerio de Relaciones Exteriores que “¿En cuántas ocasiones, incluyendo fechas, en que “se ha caído” o dejado de funcionar el “SITAC” en los últimos seis meses, sus motivos, y tiempo (horas y/o días) dedicados a su reparación en cada una de esas ocasiones?”, nos respondió que:
“El reporte de disponibilidad se realiza cuatrimestralmente. Para el año 2022, el Sistema de Información tuvo una disponibilidad de 96,2%, correspondiente a un uso de 8.473,7 horas de un total de 8.808 horas requeridas.
Las fallas presentadas han sido asociadas a problemas de conectividad y rendimiento de la plataforma.”
Caos por culpa del SITAC:
Aparentemente todo se ve perfecto, pero la realidad es que cada vez que el Sistema Integral de Atención al Ciudadano “SITAC”, “se cae”, o falla, se presenta un enorme caos en las oficinas del Ministerio de Relaciones Exteriores que operan con ese sistema, puesto que no pueden prestar ningún tipo de servicio relacionado con la tramitación de documentos que se realizan obligatoriamente a través de ese medio.
La mayor parte del problema se lo llevan los colombianos en el exterior, en especial quienes deben desplazarse durante varias horas desde su lugar de residencia al respectivo Consulado, pues si el “SITAC” falla, ningún Consulado puede realizar trámite alguno, con las graves consecuencias que el ciudadano tendrá que devolverse para su residencia y regresar en otra ocasión.
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¿Qué dicen los Cónsules sobre el SITAC?
Tal y como lo informamos el 27 de enero del presente año en artículo visible aquí, al consultar a algunos Cónsules colombianos en Estados Unidos, Sudamérica y Europa, nos dijeron que ese sistema (SITAC), es un mecanismo ya obsoleto, y que hace parte de los inconvenientes que se presentan en esas sedes consulares para prestar un mejor servicio, por lo que se hace necesario hacerle un reajuste a fondo, o sencillamente cambiarlo. Expresan igualmente que ese “SITAC” se ha quedado obsoleto para la cantidad de funciones que se deben desarrollar especialmente en el exterior con los más de 120 Consulados que tenemos en el mundo.
Nos explican algunos Cónsules que cuando ese “SITAC” falla, y que en los últimos seis meses lo ha hecho en un promedio de 2 y 3 veces por mes, prolongándose incluso por varios días, no pueden brindar casi que ningún servicio y/o atención durante el tiempo que deje de funcionar, lo cual paraliza por completo la atención a los usuarios. Sin embargo la Cancillería colombiana minimiza esta situación, de acuerdo a lo que nos respondió, y que describimos anteriormente en este artículo, en el aparte “¿Falla el SITAC?”.
Pocas o muchas, la fallas en el “SITAC” ocasionan que un trámite, como la expedición de un pasaporte, que no debería tardar más de 20 minutos, se destine aprox. una hora para ello. Y ni hablar de otro tipo de trámites, como el Registro de un menor de edad, que se puede llegar a extender hasta las 3 horas. Dicho por algunos Cónsules colombianos en el mundo.
La diferencia horaria entre Colombia y, especialmente con países de Europa, Asia, África y Oceanía, es un inconveniente más, puesto que al no haber personal especializado disponible para darle solución a la “caída del SITAC”, de forma inmediata, la suspensión del servicio se prolonga en muchos Consulados. Por ejemplo cuando la falla ocurre a las 10 de la noche en Colombia, y los técnicos solo pueden buscar una solución hasta el día siguiente.
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¿Qué dice el Sindicato de la Cancillería frente al SITAC?
Una evidencia más de lo obsoleto que al día de hoy se encuentra ese “SITAC”, es que el Sindicato más importante que tiene Cancillería “SEMREX”, en el mes de agosto del pasado año 2022 le presentó al Canciller Alvaro Leyva Durán una importante propuesta técnica para darle solución a las fallas de ese Sistema de Información y Trámite para Atención al Ciudadano “SITAC”, pero desafortunadamente al día de hoy no se ha hecho nada para darle solución a este gran problema.
FUENTE: Radicado S-DIMCS-GAJR-23-710, del 24 de marzo de 2023, Ministerio de Relaciones Exteriores, y testimonios de ciudadanos y Cónsules al rededor del mundo.
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